Comunicação e produtividade 42542h

‘Tempo é dinheiro’. A frase famosa é atribuída a Benjamim Franklin (1706 – 1790), um dos autores da declaração de independência dos Estados Unidos e o inventor do para-raios. Se no século 18, já havia a noção de que perda de tempo é prejuízo, imagine nos tempos atuais em que quase tudo pode ser monetizado. Por essa lógica, difícil é mensurar o prejuízo causado pelo tempo perdido em reuniões infrutíferas e malconduzidas, o tempo desperdiçado com o retrabalho ou tempo gasto para desfazer problemas surgidos em conversas paralelas (quem nunca deu audiência a uma ‘rádio-corredor’ que atire a primeira pedra).

Na raiz desses problemas está a falta de comunicação ou a comunicação inadequada no ambiente de trabalho. De nada adianta ter um excelente plano de negócios sem que haja um plano de comunicação para que os envolvidos no processo entendam qual o papel de cada um, qual é o resultado esperado de cada um. Muitas vezes, na hora de avaliar o motivo de um erro ou da baixa produtividade, é comum ouvir relatos como: “eu não sabia que tinha que fazer isso” ou “não sabia que era assim que tinha que fazer tal coisa”. Fica explícito que o primeiro erro foi o da falta de comunicação.

A consultora empresarial Sônia Regina Guimarães da Fonseca atua há mais de 25 anos, com atendimentos dentro e fora do Brasil. Para ela, uma das formas de resolver o problema da falta de comunicação nas organizações é começar por ações bem simples, como conversar com as pessoas, dar , orientá-las individualmente, perguntar se estão precisando de ajuda. O importante é falar de maneira clara, direta e objetiva, além de saber ouvir com atenção!

É preciso ter um cuidado especial com as reuniões. Quando bem planejados, esses encontros são essenciais para definir metas, avaliar processos e resultados. Sônia Regina propõe que as reuniões tenham mediadores que sejam objetivos, que utilizem uma comunicação assertiva. É imprescindível também que a reunião tenha horário para começar, para terminar, que cada tópico tenha um responsável, com tempo delimitado. Desta forma, quem tiver 15 minutos para falar sobre determinado tema precisa se preparar e ter o máximo de clareza para facilitar o entendimento por parte dos participantes. Importante não confundir comunicação assertiva com linguagem extremamente resumida a ponto de comprometer a compreensão.

A consultora empresarial explica ainda que durante um ou no momento de orientar, o ideal é dar exemplos práticos, nunca de forma prolixa. A comunicação direta e objetiva entre líderes e liderados também é a melhor maneira de evitar o retrabalho. Se cada um souber exatamente o que é esperado dele, se as informações forem adas de forma clara, a chance de erro é menor.

Comunicação clara também é a melhor maneira de combater os boatos, as fofocas que surgem na ‘rádio-corredor’. Informações não oficiais, muitas vezes inverídicas, que se espalham podem prejudicar o clima organizacional. Um sistema de comunicação interna eficiente pode incluir desde murais e canais eletrônicos até espaços para conversas diretas com superiores hierárquicos. Quando o presidente ou diretor-geral abre espaço para conversar de forma aberta com sua equipe, cria-se um ambiente de mais confiança e segurança.

Uma empresa ou instituição que preze por uma comunicação assertiva e eficaz cria um ambiente mais saudável e equipes mais motivadas e com mais foco. Sem perda de tempo, sem falhas na comunicação, é muito mais fácil alcançar os resultados esperados.